طراحی تقویم همیشه به این سادگی نیست که قرارهایتان را پر کنید و مطمئن شوید که هیچ تداخلی بین آن ها وجود ندارد. استفاده از نکات و ترفندهای خاص برای اجرای روان آن تقویم مفید است، به خصوص اگر میخواهید در بسیاری از جنبههای زندگی خود دستکاری کنید و میدانید که ممکن است برخی تغییرات غیرمنتظره در این مسیر ظاهر شوند.
مدیریت تقویم به خودی خود یک شکل هنری و تقریباً یک شغل است. نیاز به مراقبت و نگهداری مداوم دارد. در غیر این صورت، ممکن است درگیر کارهای پست شوید و وقت کافی برای تمرکز روی پروژه ها و رویدادهای واقعاً ارزشمند را نداشته باشید.
اینجاست که این راهنما به کمک شما می آید. برای اینکه به شما کمک کنیم تقویم خود را بهطور کارآمد بسازید، به ۱۲ نکته برای استفاده حداکثری از برنامههای روزانه، هفتگی و ماهانه خود میپردازیم.
برای هر جلسه از یک مدت زمان یکسان استفاده نکنید.
هنگام برنامه ریزی جلسات خود، تنظیم خودسرانه آنها برای 30 دقیقه یا یک ساعت می تواند وسوسه انگیز باشد. اما شایسته است که در برنامه ریزی خود دقیق تر باشید. اگر حتی چند دقیقه وقت بگذارید و دقیقاً در نظر بگیرید که یک جلسه چقدر باید طول بکشد، می توانید در زمان حیاتی روز قرار صرفه جویی کنید.
به عنوان مثال، اگر معمولاً یک جلسه تلفنی را برای 30 دقیقه برنامه ریزی می کنید، اما می دانید که می توانید کار را در 15 دقیقه انجام دهید، آن را برای 15 دقیقه تنظیم کنید. می توانید از این 15 دقیقه اضافی برای پیگیری ایمیل ها، سازماندهی یادداشت های جلسه یا حتی خوردن یک میان وعده سریع استفاده کنید. پس از همه، زمان شما با ارزش است. هر دقیقه مهم است.
از یک پلتفرم تنظیم جلسه استفاده کنید
برنامه ریزی جلسات نیز زمان زیادی از روز شلوغ شما را می گیرند. اگر فردی هستید که همیشه قرارهای جدیدی را با مشتریان یا همکارانتان رزرو میکنید، از یک پلتفرم تنظیم جلسه خودکار مانند Calendly استفاده کنید.
با یکی از این ابزارها، می توانید در دسترس بودن خود را تنظیم کنید و فقط یک پیوند را برای شرکای جلسه خود ایمیل کنید. آنها میتوانند روی پیوند کلیک کنند، از طریق آن بازههای زمانی آزاد شما را نگاه، و یکی را انتخاب کنند که برای آنها بهتر است. و بوم! شما یک جلسه آماده دارید، بدون این همه رفت و آمد.
(تیم توسعه ی فریپیکر تعداد زیادی از انواع فایل های آماده و از قبل طراحی شده ی لایه باز را برای شما طراحان گرافیک عزیز به صورت رایگان جمع اوری کرده است. برای دریافت انها کافیه سری به لینک دانلود فایل های لایه باز طراحی گرافیک بزنید. 🙂 )
تکنیک پومودورو را امتحان کنید!!!
به تعویق انداختن کار همه ما را آزار می دهد. اما تکنیک پومودورو می تواند کمک کننده باشد. این روش بهره وری که در دهه 90 توسط کارآفرین فرانچسکو سیریلو اختراع شد، برای شکستن وظایف بزرگ یا انجام یک سری کارها در فواصل زمانی کوتاه مفید است.
شرط می کند که 25 دقیقه کار کنید، سپس یک استراحت کوتاه (معمولاً پنج دقیقه) و غیره داشته باشید. توصیه می شود چهار مورد از این چرخه ها را کامل کنید و سپس استراحت طولانی تری داشته باشید. نتیجه این است که در حالت ایدهآل، در طول آن دوی سرعتی 25 دقیقهای تمرکز فوقالعادهای پیدا میکنید، با استراحتهای کوتاه خود را درمان میکنید و در نهایت، کارتان را کامل میکنید.
برای مثال، کت بوگارد، نویسنده مستقل، این تکنیک را امتحان کرد و آن را بسیار مفید یافت.
او برای The Muse نوشت: “در ابتدا، کار کردن در چنین مراحل کوچک غیرطبیعی بود. «بعد از مدتی، این تکنیک واقعاً کار کرد. من در طول زمان کارم متمرکز و فوقالعاده مولد بودم، زیرا مشتاق بودم در آن فاصله 25 دقیقهای تا جایی که میتوانم آن را تکمیل کنم…”
تنها چیزی که برای استفاده از تکنیک پومودورو نیاز دارید یک تایمر است، اما می توانید از ابزارهایی مانند تایمر مارینارا و ردیاب فعالیت زمان فوکوس نیز استفاده کنید.
قسمت هایی خالی برا تغییرات تعیین کنید.
وقتی مدیریت تقویم خود را انجام می دهید، ممکن است متوجه شوید که وظایف و جلسات را پشت سر هم تنظیم می کنید. ممکن است به نظر برسد که تا آنجا که ممکن است در حال سپری کردن کارهای روزانه خود هستید. اما از هوس انجام این کار اجتناب کنید. اگر در برنامه خود برای جا به جایی بین قرار ملاقات ها و پروژه ها شکاف ایجاد کنید، از خود تشکر خواهید کرد.
تعهدات غیرمنتظره ظاهر میشوند، ایمیلهای فوری باید پاسخ داده شوند، سگ را باید به پیادهروی برد، یا فقط باید یک دقیقه استراحت کنید. اینها همه دلایلی هستند که برای خودتان برنامه ریزی کنید. در غیر این صورت، ممکن است خیلی دیرتر از آنچه که انتظارش را داشتید، کار را پشت سر بگذارید و روز خود را به پایان برسانید.
از Doodle برای برنامه ریزی استفاده کنید
به احتمال زیاد، شما در یک ایمیل یا موضوع متنی با چندین نفر بوده اید، همه سعی می کنند برنامه های خود را هماهنگ کنند و زمانی را برای یک جلسه یا فعالیت بیابند. اگر چنین است، میدانید که اتلاف وقت چقدر زیاد است.
این ابزار مفید و مدیریت تقویم به شما امکان می دهد محدوده ای از تاریخ ها را انتخاب کنید و آنها را برای گروهی از افراد ارسال کنید. سپس هر شرکت کننده می تواند تاریخ های موجود را بررسی کند. هنگامی که همه Doodle را پر کردند، تنها کاری که باید انجام دهید این است که ببینید کدام تاریخ توسط همه بررسی شده است. شما می دانید که این یکی است که باید انتخاب کنید.
زمانی را برای برنامه ریزی در نظر بگیرید
ممکن است احمقانه به نظر برسد، اما بله، باید برای برنامه ریزی برنامه ریزی کنید. این به خودی خود یک وظیفه است و اختصاص زمانی برای جدی گرفتن آن می تواند در درازمدت، به صرفه جویی در زمان و سردرد شما کمک کند.
اگر از تقویم هفتگی استفاده می کنید، در آغاز یا پایان هر هفته زمانی را به نشستن و بررسی جزئیات برنامه خود اختصاص دهید. روزهای متغیر را خالی بگذارید و شاید حتی زمانی را در ابتدای آن روزهای پر نشده برنامه ریزی کنید تا برنامه خود را در صورت نیاز دوباره تنظیم کنید.
